Términos y Condiciones

1. Definiciones

Para efectos del presente documento se entiende por:

• "Actualex" / "la empresa" / "nosotros": Actualex, empresa con domicilio en Carrera 43A #34-95, Oficina 907, San Diego, Medellín, Colombia.
• "Servicios": los planes de soporte administrativo operativo ofrecidos por Actualex, descritos en el sitio web y en los documentos contractuales.
• "Cliente" / "Usuario": la persona natural o jurídica que solicita información, contrata o utiliza los Servicios de Actualex.
• "Acuerdo": el conjunto formado por los presentes Términos y Condiciones, la Política de Privacidad, la Política de Cookies y cualquier contrato de prestación de servicios suscrito entre las partes.
• "Sitio web": el sitio disponible en https://actualex.world y sus subdominios.
• "Contenido": toda la información, textos, documentos y materiales publicados en el sitio web de Actualex.

2. Aceptación de los términos

Al acceder al sitio web, enviar un formulario de contacto o contratar cualquier servicio de Actualex, el Usuario declara:

• Ser mayor de 18 años o actuar en representación de una persona jurídica con capacidad legal para contratar.
• Haber leído y comprendido los presentes Términos y Condiciones.
• Aceptar el tratamiento de sus datos personales conforme a nuestra Política de Privacidad.

Si el Usuario actúa en nombre de una empresa u organización, declara tener autorización para vincular a dicha entidad mediante el presente Acuerdo.

3. Descripción de los servicios

Actualex ofrece servicios de soporte administrativo operativo para oficinas profesionales en Colombia. Los planes disponibles son:

• Soporte de Tareas Administrativas: apoyo bajo demanda para preparación de documentos, captura de datos y organización de archivos. Precio: $530.000 COP.
• Plan de Apoyo Dedicado: plan mensual con coordinador asignado, cubriendo ensamblaje de documentos, programación de citas y mantenimiento de registros. Precio: $2.050.000 COP/mes.
• Programa de Asociación Operativa: externalización completa del back-office administrativo con equipo dedicado, procesos documentados y revisiones periódicas. Precio: $3.950.000 COP/mes.

Todos los servicios son de naturaleza exclusivamente administrativa y operativa. Actualex no realiza actividades que requieran habilitación profesional específica, ni presta asesoría de ningún tipo en materias que requieran licencias o registros ante autoridades competentes.

Los servicios están disponibles principalmente para clientes ubicados en Colombia. Para solicitudes desde otros países, contacte a Actualex previamente para determinar la viabilidad.

4. Proceso de contratación

La relación de servicio entre Actualex y el Cliente se establece de la siguiente manera:

1. El Cliente solicita información a través del formulario de contacto del sitio web o por los canales habilitados.
2. Actualex contacta al Cliente para una consulta inicial sin costo.
3. Se acuerdan el alcance del servicio, los plazos de entrega y los términos económicos.
4. El servicio se activa una vez formalizado el acuerdo entre las partes.

La consulta inicial y el envío del formulario de contacto no generan ningún tipo de compromiso ni obligación para ninguna de las partes.

5. Responsabilidades del cliente

El Cliente se compromete a:

• Proporcionar información veraz, completa y actualizada necesaria para la prestación del servicio.
• Suministrar los accesos y recursos necesarios para el desarrollo de las tareas acordadas.
• Comunicar con anticipación cualquier cambio en el alcance o las prioridades del servicio.
• No solicitar a Actualex la realización de actividades que excedan el alcance administrativo acordado o que requieran habilitación profesional.
• Cumplir con los plazos de pago establecidos en el contrato de servicio.
• Mantener la confidencialidad de los canales de comunicación y accesos compartidos.

El Cliente es responsable del contenido de las instrucciones que proporciona a Actualex. Actualex procesa y organiza la información según las instrucciones recibidas; no asume responsabilidad por el contenido intrínseco de los documentos entregados por el Cliente.

6. Propiedad intelectual

Todo el contenido del sitio web de Actualex — incluyendo textos, diseño, logotipos, iconografía y estructura — es propiedad de Actualex o de sus licenciantes y está protegido por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual.

El acceso al sitio web no otorga al Usuario ningún derecho de uso, reproducción o distribución del contenido sin autorización expresa y escrita de Actualex.

Los documentos y archivos producidos por Actualex en el marco de los servicios contratados pertenecen al Cliente una vez completada la entrega y satisfecho el pago correspondiente.

7. Condiciones de pago

• Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos aplicables según la normativa vigente.
• Los plazos y métodos de pago se definen en el contrato de servicio suscrito entre las partes.
• El retraso en los pagos puede dar lugar a la suspensión temporal del servicio, previa notificación al Cliente.
• Las solicitudes de ajuste de precio o facturación deben realizarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la emisión del cobro correspondiente.
• Actualex se reserva el derecho de revisar sus tarifas con un preaviso mínimo de 30 días calendario para clientes activos.

8. Términos específicos del servicio

8.1 Alcance de las tareas

El alcance de las tareas que Actualex puede ejecutar se limita a lo acordado en el plan contratado. Las solicitudes que excedan dicho alcance se tratarán como una ampliación del servicio, sujeta a condiciones adicionales.

8.2 Plazos de entrega

Los plazos de entrega se establecen por categoría de tarea al inicio del servicio. Actualex notificará al Cliente ante cualquier circunstancia que pueda afectar el cumplimiento de los plazos acordados.

8.3 Confidencialidad

Actualex trata con confidencialidad toda la información del Cliente a la que tenga acceso en el marco del servicio. A solicitud del Cliente, puede formalizarse un acuerdo de confidencialidad específico antes del inicio de las actividades.

8.4 Reportes

Todos los planes incluyen un resumen mensual de actividades. El contenido y formato de los reportes puede ajustarse de común acuerdo entre las partes.

9. Limitación de responsabilidad y descargos

Los servicios de Actualex se prestan con la diligencia y competencia propias de un proveedor de soporte administrativo. No obstante:

• Actualex no asume responsabilidad por decisiones tomadas por el Cliente con base en los documentos o información procesada.
• Los servicios son de naturaleza administrativa; Actualex no es responsable por consecuencias derivadas de interpretaciones o aplicaciones de los materiales entregados.
• La responsabilidad de Actualex ante el Cliente, en cualquier caso, no excederá el valor pagado por el servicio en el mes en que ocurrió el hecho generador.
• Actualex no es responsable por fuerza mayor, fallas en infraestructura de terceros ni circunstancias fuera de su control razonable que afecten la prestación del servicio.

10. Indemnización

El Cliente acuerda mantener indemne a Actualex, sus directivos, empleados y colaboradores frente a cualquier reclamación, daño, pérdida o gasto (incluidos honorarios legales razonables) que se deriven del incumplimiento de estos Términos y Condiciones por parte del Cliente, del uso indebido de los servicios o de la violación de derechos de terceros relacionados con las instrucciones o materiales proporcionados por el Cliente.

11. Terminación del servicio

Cualquiera de las partes puede dar por terminado el servicio en las condiciones establecidas en el contrato suscrito. En ausencia de disposición contractual específica:

• El Cliente puede solicitar la terminación con un preaviso de 15 días calendario.
• Actualex puede terminar el servicio por incumplimiento de pago o de las condiciones de uso, con notificación previa al Cliente.
• La terminación no exime a ninguna de las partes de obligaciones pendientes al momento de la misma.
• Tras la terminación, Actualex entregará al Cliente los documentos y archivos en su poder dentro de un plazo razonable.

12. Resolución de conflictos y ley aplicable

El presente Acuerdo se rige por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución del presente documento, las partes acuerdan:

1. Intentar resolver la diferencia de manera directa y de buena fe dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación del conflicto.
2. De no llegarse a un acuerdo, someter la controversia a un proceso de conciliación extrajudicial ante un Centro de Conciliación autorizado en la ciudad de Medellín, Colombia.
3. Si la conciliación fracasa, las partes se someten a la jurisdicción ordinaria de los jueces competentes de Medellín, Colombia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero.

13. Disposiciones generales

• Acuerdo completo: los presentes Términos, junto con la Política de Privacidad y el contrato de servicio, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto al objeto del mismo.
• Divisibilidad: si alguna disposición de estos Términos se declara nula o inaplicable, las demás disposiciones continuarán en plena vigencia.
• No renuncia: el hecho de que Actualex no ejerza algún derecho establecido en estos Términos no implica renuncia al mismo.
• Cesión: el Cliente no puede ceder sus derechos u obligaciones bajo este Acuerdo sin el consentimiento previo y escrito de Actualex.
• Notificaciones: las comunicaciones formales entre las partes se realizarán por correo electrónico a las direcciones acordadas al inicio del servicio.

14. Modificaciones a los términos

Actualex puede modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento. Los cambios se comunicarán a través del sitio web con al menos 15 días de antelación a su entrada en vigor. Para clientes con servicios activos, los cambios se notificarán también por correo electrónico.

El uso continuado de los servicios tras la fecha de vigencia de los cambios implica la aceptación de los Términos actualizados.